Iktatás, kimenő levélgenerálás

Az iktatás során automatikusan megtörténik az alszámhoz rendelés és az iktatószám generálás. A fontosabb partnerek (pl. illetékes bíróság, cégbíróság, NAV) esetében lehetséges az alszám előre történő meghatározása, az előzetesen alszámhoz nem rendelt partnerek anyagainak iktatása során a soron következő alszám kerül automatikusan kiosztásra.  Ennek a rendszerben olyan jelentősége van, hogy amennyiben egy szervezeten belül többen férhetnek hozzá, vagy kereshetnek adatokat az iktató rendszerben, akkor számukra minden eljárás esetében egyértelmű lesz, hogy az egyes alaszám mindig az eljárást elrendelő törvényszékkel folytatott kommunikáció gyüjtő száma. A kettes pl.: a Cégbíróságé, a hármas a NAV-é. Tehát ha egy eljárás bármely hivatalos szervével történő levélre iratra van szüksége, az minden eljárásban azon az alszámon belül, legfeljebb más-más sorszámmal talaálható meg.

 

 

Iktatószám felépítése:

„XXXYYY-112-11/3”

„XXX”       Első kettő-három karakter a felszámoló szervezet betűjele. 

pl.: Alpokholding Zrt. esetében „ALP”

„YYY”       A következő kettő-három karakter az eljárás típusának meghatározója.

pl.: „FA” felszámolási eljárás

-112-         Az első numerikus csoport az adott felszámoló cégnél a száztizenkettedik eljárás az „YYY” eljárástípusból (pl ez a 112- felszámolási eljárás).

-11    Az második numerikus csoport az alszám. Egy eljárásban minden partner önálló alszámot kap, azaz az alszámok száma meghatározza, hogy az adott eljárásban hány partner érdekelt. Pl.: az esetünkben az Erste Bank Zrt a 11-es partner.

/3      a perjelet követő sorszám pedig az adott partnerrel folytatott kommunikáció sorszámát takarja, vagyis ez a példa szerinti esetben az Erste Bank Zrt vel kapcsolatos 3. levelet takarja.

 

A példánk esetében a teljes iktatószám így néz ki: „ALPFA-112-11/3” a „P” betű azért szürke, mert ez a felhasználó döntése, hogy kettő, vagy három karakteres rövidítéseket akar-e használni.

 

 

Levelek generálása

A rendszer Word sablonok segítségével tudja megoldani azt, hogy bármilyen kiválasztott partnertörzs  halmaz esetében képes kimenő iktatással egybekötött és adatokkal feltöltött körlevelet készíteni. A körlevél funkció használatához két lépést kell elvégeznünk, az első lépést a „FOKI” rendszerben, a másodikat az MS Office Word-jében.

 

I. lépés:

A körlevelezés funkciót kiválasztva kijelöljük azt a partnerkört, akinek levelet szeretnénk létrehozni. Eldöntjük, hogy a kimenő levelet iktassuk-e vagy ne. (Pipát kel egy négyzetbe bent hagyni, vagy kivenni.) Ezt követően adatletöltés gombbal létrehozunk egy txt filet. (Ennek tartalmát az érthetőség fentartása érdekében nem szeretném részletezni.) Nagy vonalakban ez a file adathalmaza tartalmazza az eljárás összes fontos adatát a végzés számától az elrendelő törvényszék megjelölésén át a felszámolóbiztos adatait, valamint a célpartner postai címét is. Ebbe az adat halmazba rakjuk be a hiteligény visszaigazolásának és besorolásának minden adatát is az automatikusan létrehozott kimenő iktatószámmal együtt.

 

II.  lépés:

Kiválasztjuk az előre programzott (adatbázis hivatkozásokkal ellátott) word sablont, és erre a sablonra olvassuk rá a FOKI-ból előállított szöveg fiel-t. A körlevelezés előállítja számunkra az akár több ezer partnernek szánt és megcímzett levelet oly módon, hogy a levelek a Word-ben tartalmukat tekintve szerkeszthetőek, javíthatóak, de nyomtatás után ablakos boríttékba hajtva a címzéstől is „megszabadulhatunk”.

 

2000 db levél setén a több napos levelezés ideje drasztikusan lecsökken és a (ELŐKÉSZÍTETT SABLON ESETÉBEN) Word sablon elindítását követő 2. órában már csak a levelek hajtogatása és borítékba rakása van hátra (az 1 óra a nyomtatásra kell, nagyteljesítményű nyomtató esetén)

 

 

Milyen leveleket generálhatunk le?

Elvileg bármilyen tartalmú és céálú levél előállítható. Legjellemzőbben mégis az alábbi sablonok elkészítésére van igény:

 

  • Fizetésképtelenségi eljárás megindulásáról szóló tájékoztató  (magyar, angol).
  • Szerődések azonnali felmondásáról való tájékoztató.
  • Hiteligény beérkezését nyugtázó tájékoztató.
  • Hitelezői igény elismerését besorolását visszaigazoló levél.
  • Hitelezői igény vitatását, vagy részbeni vitatását közlő levél.
  • Hitelezői gyűlési meghívó.

Stb…….