E-ügyintézést biztosító szerv:
hatósági jogkörrel felruházott szervezet, államigazgatási szerv és önkormányzat akkor is, ha nem hatósági feladatot lát el, OBH és bíróságok, ügyészség, közjegyző, bírósági végrehajtó és iroda, köztestület (kamarák!), közüzemi szolgáltató (150 e számla/év! felett), egyéb e-ügyintézésre kötelezett jogalany (pl. felsőoktatási intézmények)
Kit értünk kötelezett ügyfél alatt?
Minden gazdálkodó szervezet és jogi képviselő (kivéve: adószámmal nem rendelkező egyesület, alapítvány) nyilatkozatát csak elektronikusan teheti meg (nem elektronikus út a sima emailben küldés) a hatóság által a tájékoztatóban megjelölt módon.
Minden gazdálkodó szervezet és jogi képviselő köteles hivatalos elektronikus elérhetőségét rendelkezési nyilvántartás útján közzétenni => gyakorlatban: cégkapuval rendelkezzen, amire küldeni tudnak a hatóságok.
A cégkapu működése
Cégkapu szerepkörei
Cég képviseleti joggal rendelkező Ügyvezető szerepe a megnyitásban, regisztrációjában van illetve a cégkapu felelős cseréjében. Ő csak akkor tud a cégkapun keresztül küldeni ha a felelős őt felveszi ügykezelőnek.
Cégkapu felelős szerepe a kulcstárnoké, Ő adja és veszi el a jogot a munkatársak tekintetében, hogy a cégkapun keresztül tudjanak dokumentumokat küldeni,
Ügykezelő minden olyan kolléga, akit a cégkapu felelős hozzárendelt a cégkapuhoz, és ezáltal a cégkapu igénybevételével elektronikus kapcsolattartásra jogosult a szervezetben.
Mit kell tudni a hozzárendeléshez?
Az ügykezelő természetes adatait név, születési név, anyja neve, születési hely és idő
Mi történik ha a Cégkapu felelős távozik vagy elérhetetlenné válik?
A gazdálkodó szervezet a cégkapumegbízott jogosultságának megszűnését követő 5 munkanapon belül, az új cégkapumegbízottat köteles bejelenteni a szolgóltatónak. A cégkapu megbízott cseréjét a képviseleti joggal rendelkező kezdeményezheti a https://cegkapu.gov.hu
Az ügykezelő honnan tudja, hogy elektronikus kapcsolattartásra jogosult lett?
A felhasználó saját tárhelyére belépve a baloldali lenyitható mezőben megjelenik a gazdasági társaság cégkapu azonosítója (az adószám első 8 számjegye) https://tarhely.gov.hu)
Az ügykezelők mindegyike lát minden beérkező levelet?
Igen a jelenlegi állapotban minden ügykezelő minden levelet lát a cégkapu postaládájában. Az ügykezelő a saját ügyfélkapu postafiókját valamint azt a cégkapu fiók tartalmat láthatja amihez hozzá rendelték. Ez első ránézésre veszélyes állapot ezért erősen gondoljuk végig a szabályozást. A beérkezett dokumentumokat a cégkapumegbízott és az ügyintézők is letölthetik, kivéve abban az esetben, ha a feladó egy vagy több konkrét természetes személyt is megjelölt a címzettek között. Ebben az esetben kizárólag a megjelölt személyek tölthetik le a dokumentumot – amennyiben ők a Cégkapuhoz rendelt felhasználók –, az adott Cégkapuhoz hozzárendelt többi felhasználó a dokumentumot láthatja a Beérkezett üzenetek listájában, de nem tudja letölteni (a cégkapumegbízott sem!).
Ha együtt látom az ügyfélkapumat és a cégkaput akkor a cégkapun vagy az ügyfélkapun keresztül levelezek?
Az, hogy egy helyen látom az nem azt jelenti, hogy keverednek a fiókok, a dokumentum küldésnél ha cégkapus küldést választok, akkor az ügyfélkapumat nem használja a rendszer, csak a KAÜ-t használja, hogy ellenőrizze, hogy az a természetes személy kapott-e jogot a cégkapu használatára? Levél fogadáskor, a fiók választó menüvel tudok a cégkapu postafiókjába belépni. Ez a postafiók minden ügykezelőnél és cégkapu feleősnél ugyanúgy látszik
Célszerű e szabályozni a letöltés és kiürítés rendjét?
Igen, feltétlenül. Célszerű a szabályozást a papír alapú dokumentumok kezeléséhez hasonlóan szabályozni, azaz:
A szervezetben általában megvan határozva, hogy ki veheti át a postástól a levelet. A vezetők nem igazán néznék jószemmel ha a kollégák a levelek egyrészét már az utcán elkérnék a postástól. Alapvető elvként az elektronikus kommunikációban is célszerű kijelölni azt az ügykezelőt aki köteles minden nap az érkezett leveleket a cégkapuról letölteni, iktatni majd a postafiókból kitörölni, (esetleg tartóstárhelyre átmozgatni). Az iktatott elektronikus levelet a szervezeten belül a célszemélyhez eljuttatni. Így minden nap üres postafiókkal indul vagy végződik. (ha fenn hagyjuk a leveleket előbb utóbb káosz lesz.
Az ügykezelők mindegyike tud küldeni kimenő levelet?
A dokumentum vagy levél küldéshez nem kell belépni a tárhelyünkre! A küldést 3 fő eszközzel kezdeményezhetjük.
ÁNYK űrlap
iForm ürlap (SZÜF portálról vagy weboldalról)
E-Papír
Mindíg minden esetben az elektronikus ügyintézésre kötelezett weboldalán kell keresnünk a megoldást.