IRATKEZELÉS

Iparág-független modul. Alkalmas a szervezetek elektronikus és papír alapú iratkezelése, iktatása során felmerülő nyilvántartási feladatok támogatására.Használjon egy vagy több iktatókönyvet. Iktasson ügyirat és irat szemlélettel. A napi posta feldolgozását követően értesítse az érintett felelősöket egy-egy elektronikus levélben (iktatási értesítő).

Iratkezelési folyamatok

Érkeztetések

Lehetővé teszi a levéltári törvény iratkezelési szabályainak megfelelő érkeztetési folyamatok elvégzését. Az iktatás folyamatát elkülöníteni az érkeztetések folyamatától. Ez a folyamat biztosítja a szervezetek számára a gépi kapu által biztosított automatizmusok használatát. A gépi kapu használata során lehetővé teszi az érkezett küldemények automatikus letöltését, és iktatásra történő előkészítését.

Érkeztető könyvek

Tetszőleges számú érkeztetőkönyv hozható létre. Lehetséges annak beállítása, hogy az egyes érkeztetőkönyvekhez, mely felhasználók milyen joggal (írás, olvasás) férjenek hozzá.

Iktatási értesítők küldése

A napi beérkező posta feldolgozását, iktatását követően az iratokban érintett felelős személyek értesítése lehetséges iktatási értesítőkkel. Biztosítja, hogy a felelős a rendszerbe való belépés nélkül földrajzi helyétől függetlenül, akár mobil eszköz használatával is hozzáférjen a számára fontos iratokhoz dokumentumokhoz. Az iktatási értesítő olyan elektronikus levél, amely a felelős adott napon érkezett valamennyi iratának fontosabb adatait tartalmazza és amelyből mind az iktatások, mind az elektronikus csatolások közvetlenül megnyithatóak.

Iktatások

Az eFOKI az iratkezelésre vonatkozó jogszabályoknak megfelelő iktatást, iratkezelést tesz lehetővé. Ezzel együtt lehetséges egy egyszerű adattartalmú iktatás képernyőt beállítani, de lehetséges akár 30-40 un. iktatási metaadat használata is. Ez a rendszert bevezető szervezet céljaitól és saját eljárási rendjétől, iratkezelési szabályzatától függ, amelyhez igazható az iktatásban érintett mezők köre.

Iktatás több módon is végezhető a rendszerben:

az eFOKI webes felületén,
az eFOKI-Outlook bővítmény használatával közvetlenül a levelező rendszerben,
az eFOKI-Word bővítmény használatával iratmintákból történő körlevél generálás során.

Iktatókönyvek

Tetszőleges számú iktatókönyv hozható létre. Beállítható, hogy egy-egy iktatókönyvben milyen iratkategóriák használhatóak ill. az egyes iratkategóriákra milyen irattári tételszám ill. megőrzési idő vonatkozik. (Teljeskörűen rögzíthető a szervezet irattári terve.) Lehetséges annak beállítása, hogy az egyes iktatókönyvekhez mely felhasználók milyen joggal (írás, olvasás) férjenek hozzá. Megadhatóak speciális beállítások egyes iktatókönyvek esetében, pl. automatikus email visszajelzés a feladó részére az iktatás tényéről és az iktatószámról.

Irattári műveletek

Az eFOKI által támogatott irattári műveletek:

Irattárba adás,
Kölcsönzés,
Átmeneti irattárba adás.

Küldemény azonosítók nyomkövetése

Ügyiratok

Az eFOKI-ban ügyirat-irat szemlélettel kezelhetőek az iratok. Minden ügyirathoz legalább egy irat kapcsolódik. Az ügyiratok alkalmasak nem csak iratkezelési, hanem annál lényegesen általánosabb szemléletű használatra is.

Ügyiratok felülvizsgálata

A felülvizsgálat során kerül meghatározásra a megőrzés idők alapján a selejtezhető ill. a levéltárba átadásra kerülő ügyiratok köre.

Postázási folyamatok

BKSZ postázás

A küldemény elektronikus BKSZ kommunikációs csatornán, azaz Hivatali kapun keresztüli kiküldése. Azoknak az iktatásoknak a mellékleteit lehetséges Hivatali kapun keresztül eljuttatni a címzetthez, amely iktatások esetében a Címzett cím típusa Hivatali kapu, Cégkapu, vagy Ügyfélkapu (KÜNY) tárhely. A küldés módja „E-kommunikáció (Hivatali kapu)” ezekben az esetekben.

E-mail elektronikus postázás

Az elektronikus levél nyomon követhető küldeményként kerül a címzett e-mail címére továbbításra ebben a folyamatban. Ezen iktatások esetében a Címzett cím típusa e-mail. Az elektronikus levélben történő postázás hasonlít az elektronikus BKSZ kommunikációhoz annyiban, hogy elektronikus formában szeretnénk eljuttatni a címzetthez a dokumentumot olyan módon, hogy bizonyítható legyen a dokumentum kiküldésének és átvételének időpontja. A folyamatnak 3 szereplője van a feladó, a címzett és a külső harmadik fél a szolgáltató, aki tanúsítja és hitelesíti a kommunikáció egyes szakaszait.

Papír alapú postázás

A kimenő postai küldemények előkészítése postázásra e-postakönyv létrehozásával, küldemények adatainak költségeinek ellenőrzése, esetleges módosítása. Ezen iktatások esetében a Címzett cím típusa postai cím. A szükséges nyomtatási kimenetek (postajegyzék, tértivevények, borítékok) előállítása. A postázási folyamat során csoportos művelettel támogatja a rendszer a postajegyzéken szereplő adatok gyors és egyszerű aktualizálását (pl. küldés módja, küldemény súlya), illetve a küldemény azonosítók rögzítését. Iktatás során különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a címzett cím típusa milyen és hogy rendelkezik-e megfelelő postai címmel, illetve a „Kézbesítés módja” Postai levél legyen.

Partnereink mondták

Az ITJUMP csapatával már évek óta dolgozom, de még mindig meg tudnak lepni. Munkájuk során nemcsak naprakész, magas színvonalú és személyre szabott segítséget adnak számunkra, hanem teljes mértékben figyelembe veszik igényeinket, elvárásainkat. Azon túl, hogy a felmerült feladatok elvégzése tekintetében maximális segítséget kapunk a csapattól, olyan eszközökkel és módszerekkel is megismertetnek, melyek alkalmazása nagyban hozzájárul ahhoz, hogy munkánkban mérhető eredményeket érhessünk el. Az ITJUMP csapata mindig előre gondolkodik, így már azokra a kérdéseinkre is tudják a választ, melyek még meg sem születtek bennünk, de már körvonalazódnak. Bátran ajánlom az ITJUMP-ot mindenkinek!

Ádám Éva

BUDA-CASH Brókerház Zrt. "f.a."

Kellemes színek és könnyen kezelhető felület. A lényeges információk világosan, egyszerűen, de a szükséges és fontos adatokat, hivatkozásokat tartalmazva megtalálhatóak. Több éve használva a FOKI rendszert, csak dícsérni tudom a programon kívül az ügyfélszolgálat hozzáértését, megértését és nem utolsó sorban a türelmét.

Kőszeri Ferenc

Proféna Kft.

Felszámolóbiztosként 2012 óta dolgozom, ebben a szerteágazó, nehéz, de azért szépnek is mondható munkakörben. Akik ismerik és gyakorlói is a felszámoló szakmának, tudják, hogy szerteágazó igen sok adminisztrációs munkával jár, fontos a jogkövető magatarás és a határidők figyelése betartása. Nemcsak magam, de munkatársaim nevében is mondhatom, a FOKI nélkül nemigen tudnánk megfelelni a naprakész iratkezelésnek, az eljárások gyors és elvárt színvonalú befejezésének.

Dr. Schneider Magdolna

Pridentum-Pro Kft.

A felszámoló szervezetek számára fejlesztett FOKI rendszer, és annak folyamatos optimalizálása kiváló támogatást nyújt a mindennapi munkánkban. Az ItJump szakmai felkészültsége lehetővé teszi, hogy az informatika világában egyre gyakrabban felmerülő változásokra reagálva, aktív tudásbázisként álljon rendelkezésünkre. Örömmel tapasztaltuk, hogy az ItJump szolgáltatási területe nem maradt meg a szoftveres támogatásnál, hanem azon túlmutatva, a hardveres kiszolgáló területekre is kiterjed, így a napi szintű feladataink ellátásához teljes körűen hozzájárul.

Kincse Ferenc

MTG-Holding Kft.

Jómagam 2010. év elejétől foglalkozom felszámolásokkal, főként a jogi feladatokat látom el. Az ItJump Kft. által szervezett – legtöbbször kiscsoportos – foglalkozások jelentős segítséggel, új elméleti, s még több gyakorlati ismeretanyaggal szolgáltak, melyek jól követték az esetenként gyakori jogszabály-változásokat, s mely ismeretanyagot a munkám ellátása során jól tudtam hasznosítani. Meglátásom szerint a jövőben is jól kamatoztatható lesz mindaz a tudás – mind felszámolói, mind más szakterületen -, amit az ItJump Kft. szakképzett oktatói naprakész ismeretanyagából egy-egy képzés alatt a résztvevők elé tárnak. Köszönöm az eddigi munkájukat.