Szállító számla nyilvántartás és engedélyezés

Kicsit messzebről kezdeném, a "hogyan" helyett a "miért"-re koncentrálva elsőként.

A rendszer bevezetések során elhangzik a bűvös kérdés a részünkről: "Akarják-e részletesen nyilvántartani a szállító számlákat?" Pár éve a cégek nagy része erre a kérdésre határozott nemmel felelt: "Ott van a könyvelő, hadd bíbelődjön Ő a számlákkal". Az utóbbi években megfordult a trend: egyre gyakrabban keresnek meg bennünket olyan cégek, ahol elsődleges cél egy korrekt szállítói szerződés nyilvántartás és egy erre épülő szállító számla nyilvántartás.

Miért?

Miért érdemes részletesen nyilvántartani a szállító számlákat:

Mert naprakészen áttekinthető a teljes szállító számla állomány. A könyvelőtől mindig csak jelentős késéssel érkeznek az információk a havi zárás során.
Mert láthatóvá válnak a lejáró vagy lejárt szállítói számlák.
Mert tárolható a számlák elektronikus képe (PDF állományok). Sőt: elektronikus számla esetében a számlát befogadó köteles a számla archiválására. Egy korrekt nyilvántartással ez a kötelezettség szintén teljesül.
Mert beléphet a számla engedélyezés: az illetékes vezető a kifizetés előtt ellenőrizheti és elektronikusan jóváhagyhatja a szállító számlát.
Mert egy nem túl bonyolult költséghely, költségnem szemlélettel korrekt és informatív vezetői riportok nyerhetőek ki a rendszerből a szállítók vonatkozásában.

Hogyan?

Az eFOKI-ban lehetőség van a szállító számlák teljeskörű rögzítésére. Ez 4 különböző módon tehető meg:

- teljesen manuálisan: csak kifejezetten mazochisták részére javasoljuk,
- szállítói szerződésre hivatkozva: ez már sokkal jobb. Kiválasztva az érintett szerződést a rendszer automatikusan kitölti a számla adatokat. Könnyebb, gyorsabb és az első szintű számla kontroll is azonnal megvan,
- korábbi szállító számla másolásával: kiválasztom a szállítónak egy korábbi, hasonló tartalmú, már rögzített számláját és ezt megmásolom, majd módosítom a változásokat,
- NAV online bekérdezéssel: 2020.07.01. óta a NAV-nál lekérdezhetőek a felénk kiállított számlák. Ezek egy kattintással kiválaszthatóak és már készen is van a rögzítés. Sohasem volt még ez ilyen egyszerű. Sajnos a szkennelést és csatolást ezzel sem ússzuk meg, de ezzel együtt is rengeteg idő spórolható meg ezzel a módszerrel. Hogyan néz ki mindez a gyakorlatban?

Az eFOKI-ban lehetséges törzsadat-szinten előre meghatározni szállító számla kategóriánként azt, hogy mekkora értékhatár felett és ki végezze a számla ellenőrzését és a kifizetés engedélyezését. A számla rögzítését követően az engedélyező egy automatikus email értesítést kap. Az ebben lévő linkre kattintva belép az engedélyezési felületre. Minden információt lát a számláról (természetesen a csatolást is) és el tudja végezni a számla ellenőrzését.

Partnereink mondták

Az ITJUMP csapatával már évek óta dolgozom, de még mindig meg tudnak lepni. Munkájuk során nemcsak naprakész, magas színvonalú és személyre szabott segítséget adnak számunkra, hanem teljes mértékben figyelembe veszik igényeinket, elvárásainkat. Azon túl, hogy a felmerült feladatok elvégzése tekintetében maximális segítséget kapunk a csapattól, olyan eszközökkel és módszerekkel is megismertetnek, melyek alkalmazása nagyban hozzájárul ahhoz, hogy munkánkban mérhető eredményeket érhessünk el. Az ITJUMP csapata mindig előre gondolkodik, így már azokra a kérdéseinkre is tudják a választ, melyek még meg sem születtek bennünk, de már körvonalazódnak. Bátran ajánlom az ITJUMP-ot mindenkinek!

Ádám Éva

BUDA-CASH Brókerház Zrt. "f.a."

Kellemes színek és könnyen kezelhető felület. A lényeges információk világosan, egyszerűen, de a szükséges és fontos adatokat, hivatkozásokat tartalmazva megtalálhatóak. Több éve használva a FOKI rendszert, csak dícsérni tudom a programon kívül az ügyfélszolgálat hozzáértését, megértését és nem utolsó sorban a türelmét.

Kőszeri Ferenc

Proféna Kft.

Felszámolóbiztosként 2012 óta dolgozom, ebben a szerteágazó, nehéz, de azért szépnek is mondható munkakörben. Akik ismerik és gyakorlói is a felszámoló szakmának, tudják, hogy szerteágazó igen sok adminisztrációs munkával jár, fontos a jogkövető magatarás és a határidők figyelése betartása. Nemcsak magam, de munkatársaim nevében is mondhatom, a FOKI nélkül nemigen tudnánk megfelelni a naprakész iratkezelésnek, az eljárások gyors és elvárt színvonalú befejezésének.

Dr. Schneider Magdolna

Pridentum-Pro Kft.

A felszámoló szervezetek számára fejlesztett FOKI rendszer, és annak folyamatos optimalizálása kiváló támogatást nyújt a mindennapi munkánkban. Az ItJump szakmai felkészültsége lehetővé teszi, hogy az informatika világában egyre gyakrabban felmerülő változásokra reagálva, aktív tudásbázisként álljon rendelkezésünkre. Örömmel tapasztaltuk, hogy az ItJump szolgáltatási területe nem maradt meg a szoftveres támogatásnál, hanem azon túlmutatva, a hardveres kiszolgáló területekre is kiterjed, így a napi szintű feladataink ellátásához teljes körűen hozzájárul.

Kincse Ferenc

MTG-Holding Kft.

Jómagam 2010. év elejétől foglalkozom felszámolásokkal, főként a jogi feladatokat látom el. Az ItJump Kft. által szervezett – legtöbbször kiscsoportos – foglalkozások jelentős segítséggel, új elméleti, s még több gyakorlati ismeretanyaggal szolgáltak, melyek jól követték az esetenként gyakori jogszabály-változásokat, s mely ismeretanyagot a munkám ellátása során jól tudtam hasznosítani. Meglátásom szerint a jövőben is jól kamatoztatható lesz mindaz a tudás – mind felszámolói, mind más szakterületen -, amit az ItJump Kft. szakképzett oktatói naprakész ismeretanyagából egy-egy képzés alatt a résztvevők elé tárnak. Köszönöm az eddigi munkájukat.