Általános üzleti folyamatok támogatása

Létrehoztuk az e-FOKI szoftvert, amely egy komplex vállalatirányítási és iratkezelési megoldás. Meggyőződésünk, hogy egy rendszer nem attól hatékony, mert bonyolult. Minden folyamatot abból a szempontból közelítettünk meg, hogy hogyan lehet egyszerűen, áttekinthetően megjeleníteni a keletkező információkat, iratokat. Támogatja a papír alapú és az elektronikus ügyiratok, iratok kezelését egyaránt. Az e-FOKI minden szempontból megfelel az iratkezeléssel kapcsolatos jogszabályi előírásoknak.

Egységes partnertörzs

(jogi személy, természetes személy, hivatal, kapcsolat a cégnyilvántartással)

Szerződés nyilvántartás

Szerződés adatok részletes nyilvántartása. Elektronikus csatolások kezelése. Szerződés érvényességének figyelése. Változat kezelés (korábbi szerződés állapotok nyilvántartása).

E-Irattár

Az eFOKI-ban számos helyen keletkezhetnek elektronikus csatolások. Az e-Irattár folyamat egy helyen lekérdezhetővé, kereshetővé tesz valamennyi elektronikus csatolást.

Iratkezelés

Iktatás során felmerülő nyilvántartási feladatok támogatása. Digitalizált papír alapú és elektronikus iratok elérhetőségét egy helyen biztosítja, földrajzi kötöttségek nélkül. A napi posta feldolgozását követően értesíti a felelősöket e-mailben (iktatási értesítő), és lehetővé teszi a dokumentumok azonnali megismerését.

E-aláírás

Lehetővé teszi a dokumentumok (pdf-ek) gyors, elektronikus hitelesítését.

Számlázó és számla nyilvántartó rendszer

Vevő és szállító számlák nyilvántartása. Szállító számlák letöltése a NAV felületéről. Online számlázó rendszer (e-számla, papír alapú számla pdf és nyomtatott formában) E-számla tárolás, automatikus fizetési emlékeztetők, felszólító levelek kiküldése.

Pénzügyi nyilvántartások

Bankok, banki tranzakciók, házi pénztárak, pénztárbizonylatok

Engedélyezési folyamatok

Kötelezettségvállalások engedélyezése egy vagy több szinten (Szállítói számlák, szabadságok).

Erőforrás kezelés

A folyamat célja, hogy az ingó és ingatlan vagyon közös használatát optimalizálni lehessen, azaz a szervezet munkatársai az ingó és ingatlan elemeket, mint erőforrásokat hatékonyan tudják kihasználni. Minden arra jogosult felhasználó foglalhat erőforrásokat. A foglalt erőforrások a foglalásban meghatározott felelős naptárában is megjelennek.

Ingóságok

Az Ingóság típusú vagyon nyilvántartása. Az Ingóságok vagyonnyilvántartás kötődhet saját tulajdonú, bérelt vagy üzemeltetett vagyonhoz, illetve szakterületi tevékenységet terhelő kötelezettségekhez, amikor mások vagyonának értékesítése vagy mások vagyonán bejegyzett jogok érvényesítése a kötelezettség. 

Ingatlanok

Az ingatlan vagyonnyilvántartása. Az ingatlan vagyonnyilvántartás kötődhet saját tulajdonú, bérelt vagy üzemeltetett vagyonhoz, illetve szakterületi tevékenységet terhelő kötelezettségekhez, amikor mások vagyonának értékesítése vagy mások vagyonán bejegyzett jogok érvényesítése a kötelezettség.

Bejegyzett jogok/terhek

A rendszerben rögzített vagyonelemek – (ingatlanok, ingóságok, bejegyzett jogok/terhek – egy felületen egyszerűen és gyorsan lekérdezhetőek, illetve nyomtathatóak, módosíthatóak.

Létesítmény üzemeltetés

A létesítmény üzemeltetési folyamat nem más, mint egy dedikált ticket rendszer, mely lehetővé teszi, hogy a létesítmény üzemeltetéssel kapcsolatos bejelentések elkülönüljenek és a csoportosítások alapján felelősönként csoportosítva legyenek lekérdezhetőek, kezelhetőek, ezáltal az adott bejelentés kategóriának megfelelő felelősök rendszeres tájékoztatást kapnak a bejelentésekhez kapcsolódó feladatokról (események és teendők), melyek naptár bejegyzésekben is megjelennek.

Alkalmazottak nyilvántartása

Az alkalmazottak és adatainak nyilvántartása. A folyamat kapcsolódik a „Belső elérhetőségek”, „Munkaidők”, „Távollétek”, „Jelenlét lekérdezés” folyamatokhoz is. Az „Alkalmazottak” menüpont elindítását követően, a találati halmaz automatikusan megjelenik az arra jogosultak számára.

• Személyes adatok,
• Foglalkoztatással kapcsolatos adatok,
• Elérhetőségi információk,
• Éves szabadságnapok száma és pótszabadnapok száma,
• Végzettséggel, képzésekkel kapcsolatos információk,
• Alkalmazottal kapcsolatos elektronikus dokumentumok.

Munkaidők

A kollégák önállóan vezetni tudják a munkaidejüket. Ennek során lehetséges a vonatkozó jogszabályok által előírt adattartalmú munkaidő nyilvántartás vezetése. Természetesen a kollégák havi munkaidő kimutatás riportja kinyomtatható, Excel-be exportálható bérszámfejtésre feladható.

Távollétek

Az online jelenléti ívvel együtt biztosítja, hogy a munkaidő nyilvántartás teljes legyen és a bérszámfejtés alapjául szolgáljon. A távollétek engedélyezéshez kötött folyamat. A távollét igény rögzítése csak engedélyezést követően jelenik meg az érintett felhasználó naptárjában.

Szabadság igények elbírálása

A szabadság igényt benyújtó kolléga felettese engedélyezni vagy elutasítani tudja az igényt. Erről a döntésről az igénylő természetesen e-mail értesítést is kap.

Útnyilvántartás

NAV által meghatározott adattartalommal lehetséges rögzíteni a céges és magánjellegű utak adatait. Az eFOKI előállítja a könyvelés részére átadható időszakos útnyilvántartás riportokat. Összekötöttük a rendszert a Google térképével, így egyes távolság adatok automatikusan tölthetőek, ellenőrizhetőek.

Jelenlét lekérdezés

Az eFOKI rendszer a felhő infrastruktúra miatt lehetővé teszi, hogy a fizikailag egymástól távol dolgozó munkatársak tevékenysége és fizikai munkavégzésének helye bármikor lekérdezhető legyen az arra jogosultak számára. A munkaidő rögzítésekor megadott munkavégzés helye megjelenik a jelenléti íven, így a vezető számára látható, hogy melyik munkatárs van jelen és melyik dolgozik külső helyszínen.

Ticketting rendszerek

Összefogja azokat, az ügyfelek számára biztosított bejelentési lehetőségeket, amelyek a tartalmuk vagy elkülönülő szervezeti felelősük alapján speciális jogosultságokhoz kötődnek és érzékeny adatokat kezelnek.

Ügyfélszolgálati jegyek

Az ügyfélszolgálati jegyek (ticketing rendszerként) kiválóan alkalmasak olyan többlépéses, több személyt érintő és összetett feladatok, projektek áttekinthető menedzselésére, ahol időben és megoszló feladatkörben a résztvevők egymásra épülő tevékenységét kell koordinálni és a projekt státuszát hosszabb időn keresztül követni. Minden egyes ügyfélszolgálati jegyhez kapcsolódó teendő, esemény

• eredménye állapota státuszokkal jellemezhető 
• a felelősök naptárjában bejegyzésben szerepel
• lehet egyszeri vagy ismétlődő, 
• változtatás esetén e-mailen tájékoztatja a felelőst és a további felelősöket, bejelentőt
• e-mailen a beállított időpontokban emlékeztetőt küld

Az ügyfélszolgálati jegyek összefoglalói olyan felületet biztosítanak a vezető számára, ahol gyorsan áttekinthetővé válik, hogy a projekt milyen stádiumban van.

Panasz bejelentések

Célja, hogy az általános üzleti folyamatok kapcsán vezethető legyen egy olyan nyilvántartás, amely lehetővé teszi az érintettek által kifogásolt üzleti folyamatok kezelését.

Incidens bejelentések

A bejelentések célszerűen a szervezet adatvédelmi felelőse vagy adatvédelmi tisztviselője számára elérhetőek és megismerhetőek, tőle várják a megfelelő intézkedés meghozatalát pl. bejegyzést az incidens nyilvántartásba.

Visszaélés bejelentések

Célja a 2023. évi XXV. tv. által meghatározott, a munkáltatóval jogviszonyban vagy üzleti kapcsolatban álló személyek számára lehetővé tenni a visszaélések bejelentését olyan módon, hogy a bejelentések kivizsgálására kijelölt szakember biztosítani tudja a bejelentő személyes adatainak védelmét és a jogszabály által előírt körben a felelős felelni tudjon a megőrzéséért.

Gépi kapu kezelés

Cégkapu és hivatali kapu automatikus, ütemezett letöltése az iratkezelő rendszerbe. Az elektronikus küldemények integrálása az iratkezelési folyamatokba.

Vonalkód kezelés, szkenner modul

A papíralapú iratok vonalkódos kezelése, gyors és hatékony digitalizálása. A szkennelt dokumentumok automatikus csatolása az iratkezeléshez és e-irattárhoz.

Online cégközlöny kapcsolat

A cégközlönyben megjelenő negatív cégesemények automatikus jelzése az élő szerződéssel vagy nyitott vevő számlával érintett partnerek vonatkozásában, és a felhasználó által partnertörzsben kijelölt jogi személyekkel kapcsolatban.

Beépített naptár

A naptáradatok belépéskor a belépést kezdeményező felhasználóra vonatkozó teendőket és feladatokat jelenítik meg. A naptár adatforrásai:

• A naptárban vagy bármely folyamatban felvett teendő (feladat) vagy esemény
• Ügyfélszolgálati jegyek
• Iktatások - nyitott iktatások esetén megadott határidők
• Távollétek – mindennemű távollét, amely már engedélyezett (ha engedély köteles az adott távollét)
• Szerződések lejártának időpontja
• Erőforrás kezelések, erőforrások foglaltsági időpontjai
• Ügyiratok határidős eseményei
• Karbantartások

MS Office eFOKI bővítmények

Az eFOKI beépülő Office-bővítmény olyan technológiai megoldás, amely telepítést igényel a felhasználó munkaállomásán. A telepítés során az MS Office Word, Outlook és Excel programok menürendszerébe beépül az eFOKI menüpont.

MS WORD – eFOKI bővítmény

Az eFOKI beépülő Word-bővítmény az MS Word körlevelezési funkcióit összekapcsolja az eFOKI adatbázisával, hogy az eFOKI-ban rögzített adatokkal töltse ki a körlevelet. A Wordből kezdeményezhetjük az iktatást és a kapott iktatószámot visszahozza a generált körlevélbe.

MS Outlook – eFOKI bővítmény

Az eFOKI beépülő MS Outlook -bővítmény lehetővé teszi, hogy a levelező kliensből a bejövő és kimenő e-maileket közvetlenül lehessen iktatni. Az iktatás mellé felcsatolja a dokumentumok közé az eFOKI-ba a levelet és annak mellékleteit. A kapott iktatószámot visszahozza és az e-mail tárgyába megjeleníti.

MS Excel – eFOKI bővítmény

Ez a bővítmény olyan tömeges adat beviteli lehetőségeket tesz lehetővé, amelyek kézi erővel történő rögzítése nagyon időigényes (pl.: bank kivonatok importja). Speciális, több folyamatot érintő lekérdezések, vezetői riportok is összeállíthatóak a bővítményben.

GDPR nyilvántartások

Kezeli az ügyviteli rendszerében a GDPR által előírt nyilvántartásokat: adatkezelési folyamatok nyilvántartása, érintettek igényeinek nyilvántartása, esetleges incidensek nyilvántartása, kockázatelemzések nyilvántartása.

 

Az egyes funkcionális és ágazati speciális modulokat külön - külön is részletesen bemutatjuk web oldalunkon.