Mire jó a precíz és elektronikus szerződés-nyilvántartás?

Nomen est omen: pontosan arra, hogy legyen egy precíz és elektronikus szerződés-nyilvántartásod. Természetesen vevő és szállító irányba egyaránt. Sokat járok cégekhez és számtalanszor voltam fültanúja az alábbi beszélgetésnek:

• Én: milyen az internet előfizetés sávszélessége?
• Főnök: fogalmam sincs. Megkérdezem Arankát,
• Én: akkor inkább nézzük meg online. (Megnézzük és elég karcsú.),
• Én: mit vállalt a szolgáltató a szerződésben?
• Főnök: fogalmam sincs. Megkérdezem Arankát,
• Aranka: fogalmam sincs,
• Főnök: vegyük elő a szerződést. Aranka kérem, legyen szíves...,
• Aranka: Azonnal hozom (fogalma sincs, hol az internet szerződés),

És ekkor elkezdődik a vadászat a Vörös októberre. Ideális esetben 15-45 perc után előkerül a szerződés, benne a pontos vállalással, hűségidővel és felmondási feltételekkel. Rosszabb esetben sohasem kerül elő és be kell kérni azt a szolgáltatótól.

További előnyök

Számos további előnye van egy precíz és elektronikus szerződés nyilvántartásnak:

• automatikusan megvan a szállító számla kontroll: a szállító számla rögzítésekor a rendszer megmutatja a kapcsolódó szerződést, automatikusan kitölti a szállító számla főbb adatait. Azonnal látható, ha a befogadni tervezett számla eltér a szerződésben vállaltaktól,
• a második előnyt gyakorlatilag már az előbb bemutattam: sokkal egyszerűbbé és gyorsabbá teszi a szállító számla rögzítését,
• a rendszer automatikusan jelzi a felelős személy(ek) naptárjában a szerződés érvényességének a végét,
• természetesen elektronikusan csatolható a szerződés másolata. Sőt: amennyiben már elektronikusan kötöd a szerződéseket (javaslom), akkor már tulajdonképpen csak elektronikusan tudod tárolni az eredeti példányokat.

Meggyőztelek? (1) 700-11-22 vagy Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. ?

Kicsit messzebről kezdeném, a "hogyan" helyett a "miért"-re koncentrálva elsőként. A rendszer bevezetések során elhangzik a bűvös kérdés a részünkről: "Akarják-e részletesen nyilvántartani a szállító számlákat?" Pár éve a cégek nagy része erre a kérdésre határozott nemmel felelt: "Ott van a könyvelő, hadd bíbelődjön Ő a számlákkal". Az utóbbi években megfordult a trend: egyre gyakrabban keresnek meg bennünket olyan cégek, ahol elsődleges cél egy korrekt szállítói szerződés nyilvántartás és egy erre épülő szállító számla nyilvántartás.

Miért?

Miért érdemes részletesen nyilvántartani a szállító számlákat:

• a cég látni kívánja naprakészen a teljes szállító sámla állományt. A könyvelőtől mindig csak jelentős késéssel érkeznek az információk a havi zárás során,
• a cég látni kívánja a lejáró és lejárt szállító számlákat,
• tárolni kívánja a számlák elektronikus képét (PDF állományok). Sőt: elektronikus számla esetében a számlát befogadó köteles a számla archiválására. Egy korrekt nyilvántartással ez a kötelezettség szintén teljesül,
• belép a számla engedélyezés: az illetékes vezető a kifizetés előtt ellenőrizni és elektronikusan jóváhagyni kívánja a szállító számlát,
• végül, de nem utolsósorban: egy nem túl bonyolult költséghely, költségnem szemlélettel korrekt és informatív vezetői riportok nyerhetőek ki a rendszerből a szállítók vonatkozásában.

Hogyan?

Az eFOKI-ban lehetőséged van a szállító számlák teljes körű rögzítésére. Ezt 4 különböző módon teheted meg:

• • teljesen manuálisan: csak kifejezetten mazochisták részére javasoljuk,
  • szállítói szerződésre hivatkozva: ez már sokkal jobb. Kiválasztva az érintett szerződést a rendszer automatikusan kitölti a számla adatokat. Könnyebb, gyorsabb és az első szintű számla kontroll is  azonnal megvan,
  • korábbi szállító számla másolásával: kiválasztom a szállítónak egy korábbi, hasonló tartalmú, már rögzített számláját és ezt megmásolom, majd módosítom a változásokat,
  • NAV online bekérdezéssel: 2020.07.01. óta a NAV-nál lekérdezhetőek a felénk kiállított számlák. Ezek egy kattiintással kiválaszthatóak és már készen is van a rögzítés. Sohasem volt még ez ilyen egyszerű. Sajnos a szkennelést és csatolást ezzel sem ússzuk meg, de ezzel együtt is rengeteg idő spórolható meg ezzel a módszerrel. Hogyan néz ki mindez a gyakorlatban.

Az eFOKI-ban lehetséges törzsadat-szinten előre meghatározni szállító számla kategóriánként azt, hogy mekkora értékhatár felett és ki végezze a számla ellenőrzését és a kifizetés engedélyezését. A számla rögzítését követően az engedélyező egy automatikus email értesítést kap. Az ebben lévő linkre kattintva belép az engedélyezési felületre. Mnden információt lát a számláról (természetesen a csatolást is) és el tudja végezni a számla ellenőrzését.